Sandra Erb

 

Während in SharePoint 2007 Dokumente lediglich über Ordner strukturiert werden konnten, bietet SharePoint 2010 ein neues Feature, mit welchem Dokumente und zugehörige Metadaten einfach strukturiert und verwaltet werden können – das Document Set.

Das Document Set bietet die folgenden neuen Kernfunktionen:

  • Definition der in einem Document Set erlauben Content Types
  • Definition von Dateien, welche in jedem Dokument Set vorhanden sein sollen
  • Alle Dokumente innerhalb eines Document Sets teilen die selben Metadaten
  • Eine Welcome Page, welche eine Zusammenfassung der wichtigsten Metadaten liefert
  • Das gesamte Set kann versioniert werden
  • Einfache Verwaltung über die SharePoint Oberfläche
  • Document Sets basieren auf den SharePoint Content Types, es können also beliebig viele Document Set Content Types mit verschiedenen Inhalten vordefiniert werden


Hinweis
: Document Sets sind ein Feature des SharePoint Servers 2010, sie sind also nicht in den SharePoint Foundations vorhanden.

Document Sets bieten sich immer dann an, wenn es ein oder mehr Standarddokumente gibt, die in verschiedenen Bereichen benötigt werden, oder wenn verschiedene Dokumente dieselben Eigenschaften teilen müssen.

Die einzelnen Features im Detail

Definition von erlaubten Content Types

Man kann selbst bestimmen, welche Content Types innerhalb eines Document Sets erlaubt sind, unabhängig von den erlaubten Content Types der übergeordneten Document Library.

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Standarddokumente

Dokumente, welche als Default Content, zu einem Document Set hinzugefügt werden, werden automatisch in jedem neuen Document Set erstellt. Zusätzlich kann definiert werden, ob jede Datei automatisch den Namen des Document Sets als Präfix erhalten soll.

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Geteilte Metadaten

Die Inhalte, der unter Shared Columns ausgewählten Spalten, werden auf alle Dokumente innerhalb des Document Sets synchronisiert.

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Welcome Page

Die Welcome Page zeigt zum einen eine Zusammenfassung der wichtigsten Metadaten (Welcome Page Columns) und kann zum anderen einen eigenen View zur Verfügung stellen, mit dem die Dokumente innerhalb des Document Sets angezeigt werden sollen (Welcome Page View). Dies ermöglicht es innerhalb des Dokument Sets andere Spalten anzuzeigen, als auf Bibliotheksebene.

Man kann die Standard Welcome Page verwenden, oder diese an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Hierzu stehen dieselben Möglichkeiten zur Verfügung, wie bei der Bearbeitung einer normalen SharePoint Seite.

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Versionierung

Das Document Set bietet die Möglichkeit unabhängig von den einzelnen Dokumentenversionen eine Gesamtversion des Document Sets zu erstellen. So ist es möglich, erst verschiedene Versionen der in dem Document Set enthaltenen Dokumente zu erstellen, bevor eine gemeinsame Document Set Version erstellt wird.

Die einzelnen Dokumente werden wie gewohnt anhand der Versionierungseinstellungen der Bibliothek versioniert und verfügen alle über eine eigene Versionshistorie.

Um nun eine Version des gesamten Document Sets zu erstellen, gibt es innerhalb des Document Sets die Schaltfläche “Capture Version” in der Ribbonleiste.

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Die Versionierung des Document Sets erlaubt es uns selbst, zu entscheiden, welche Versionen der einzelnen Dokumente in die Version des Document Sets gehören. So können z.B. nur die letzten Hauptversionen aller Dokumente beachtet werden.

Zusätzlich kann ein Versionskommentar gesetzt werden.

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Die Versionshistorie des Document Sets zeigt sowohl die Versionen des Document Set selbst, als auch die Versionen der einzelnen Dokumente an.

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Workflows

Genau wie auf einzelnen Dokumenten können auch auf Document Sets Workflows gestartet werden. Dies ermöglicht z.B. einen globalen Genehmigungsprozess für alle Dokumente innerhalb des Document Sets. Zusätzlich können natürlich auch für alle Dokumente innerhalb des Document Sets einzelne Workflows gestartet werden.

Der Document Set Content Type

Das Document Set ist ein normaler SharePoint Content Type. So kann das Document Set z.B. global über die Site Content Types angepasst werden, oder für jede einzelne Bibliothek, in welcher es verwendet wird. Zusätzlich können neue Content Types basierend auf dem Document Set erzeugt werden.

Verwendung von Document Sets

Der Document Set Content Type ist im SharePoint standardmäßig nicht verfügbar. Dieser muss erst mit dem “Document Sets Feature” auf Site Collection Ebene aktiviert werden.

Um Document Sets verwenden zu können, müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden:

  1. Unter Site Collection Features muss das Document Set Feature aktiviert werden

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    Damit ist der Document Set Content Type verfügbar

  2. In der Bibliothek, in welcher das Document Set verwendet werden soll, muss dieses als Content Type hinzugefügt werden. Hierzu unter Library Settings –> Advanced Settings den Punkt “Allow management of content types” aktivieren.

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    In den Einstellungen für die Bibliothek erscheint nun ein neuer Bereich – “Content Types”

  3. Unter Einstellungen einen existierenden Content Type hinzufügen und den Document Set Content Type auswählen

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    Das Document Set kann ab jetzt in der Bibliothek verwendet werden

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  4. Alle oben genannten Einstellungen für das Document Set können über die Eigenschaften des Content Types unter “Document Set Settings” vorgenommen werden.