Arno Cebulla

Teil 2: Blick auf die Technologien und Zuordnung der Berichtsarten

Welche Technologie wird nun für welche Berichtsform benötigt? Hierfür nochmal eine kurze Beschreibung aus BI-Sicht

Self-Service-BI

Bei Self-Service-BI werden aus verschiedenen Datenquellen Daten generiert und in einem Frontend wie z. B. Tableau oder Excel dargestellt. In den neuesten Microsoft-Technologien (Power Pivot, Power View) werden sogar aus relationalen Daten multidimensionale Cubes erstellt.

Der Ersteller muss sich mit den Daten auskennen, ebenso wie mit den Methoden der Darstellung. Theoretisch können Berichte von jedem, der Zugriff auf die Daten hat, erstellt werden.

Bild 1: Ad-hoc-Reporting mit Tableau

Standard-Reporting

Das Standard-Reporting ist gegenüber dem Self-Service-Ansatz nicht für Ad-Hoc-Analysen geeignet. Die Darstellungsform und der Datenzugriff sind vorgegeben. Es ist aber möglich, durch verschiedene Methoden (z.B. Drill-Down, Parameter) den Inhalt und die Darstellungsform bedingt zu beeinflussen.

Standardmäßig können diese Berichte abonniert werden. Es ist möglich, sich Berichte zeitgesteuert zumailen zu lassen oder automatisch in eine Dateifreigabe abzulegen. Die Berichte werden erstellt und können vom Benutzer nur im vorgegebenen Maße beeinflusst werden. Der Datenzugriff erfolgt nur auf die für den jeweiligen Benutzer freigegebenen Daten.

Das Fazit könnte lauten, dass Standard-Reporting in der Analyse weniger flexibel ist. Ist das also das Ausschlusskriterium? Als „Poweruser“, der z.B. als Controller, tagtäglich Daten analysiert, könnte man zu dieser Auffassung kommen. Anders sieht es da beim „normalen“ Konsumenten der Datenaufbereitung aus. Diese Konsumenten, größtenteils Führungskräfte bis hinauf zum Vorstand möchten / können sich aus den verschiedensten Gründen nicht mit der Zusammenstellung der Daten befassen. Sie möchten die Daten in wiederkehrender Form konsumieren, um Entscheidungen zu treffen. Welche Methode angewandt wird, hängt also sowohl von der Berichtsform als auch von der Zielgruppe ab.

 Zuordnung Berichtsart zu Technologie 

Soweit der theoretische Ausflug in das Management-Reporting. Was bedeutet das nun für die einzelnen Werkzeuge? Betrachtet man, mit welchem Werkzeug man welche Berichtsart bereitstellt, erkennt man, dass es hier nicht ein „entweder, oder“ sondern ein „sowohl als auch“ geben sollte. In der folgenden Tabelle sind die Berichtsarten und Beispiele für die Umsetzungstechnologie aufgelistet:

Berichtsart Technologie
Standardberichte Microsoft   Reporting Services
Abweichungsberichte Microsoft   Reporting Services
Bedarfsberichte Excel,   PowerPivot, Tableau

Ein versierter Controller wird nun einwenden, dass eigentlich alle Berichte mit Excel oder Tableau zu lösen sind. Das ist im Grunde richtig. Aber ein wesentliches Merkmal für Standard- und Abweichungsberichte ist nun mal, dass diese Berichte vom Layout und Informationsgehalt zu jedem Veröffentlichungszeitraum gleich sind. Bei den Selfservice-BI-Werkzeugen sind aber immer Manipulationen genau dieser Kriterien möglich. Darüber hinaus bestehen bei diesen Werkzeugen Design-Einschränkungen wie z.B. in der Listen-Darstellung. Das Standard-Reporting garantiert pixelgenaue Grafiken, Seitenumbrüche und eine einheitliches Drucklayout.  Um also auf der sicheren Seite zu sein, ist ein „starres“ Reporting notwendig.

Ein weiterer Pluspunkt für Reporting Services sind die Verteilmöglichkeiten. Berichte können in vielen Formaten entweder als Mail oder in einem freigegebenen Ordner automatisiert bereitgestellt werden. Ebenfalls werden dem Empfänger nur die Daten angezeigt, für die er auch berechtigt ist.

Bild 2: Beispiele Standard-Reporting mit Microsoft Reporting Services nach Hichert

Fazit: Standard-Reporting ist keineswegs ein Auslaufmodell. Entscheidend für die Abdeckung des kompletten Unternehmens-Reporting ist ein Mix aus verschiedenen Technologien. Gerade gemeinsam mit Sharepoint spielen Reporting Services für Standard- und Abweichungsberichte eine große Rolle.

In diesem Sinne werden Standard-Reporting-Werkzeuge wie z.B. Microsofts Reporting Services auch weiterhin eine wichtige Säule der BI-Strategie sein.

Im 3. und letzten Teil geht es um die Frage, wieso man zum Erstellen der Standard- und Abweichungsberichte Berater oder Expertenknowhow benötigt.