Arno Cebulla

Immer häufiger dient den Softwareanbietern das Schlagwort „Self-Service-BI“ als Verkaufsargument. Microsoft verfolgt diesen Ansatz, auch wir setzen verstärkt auf Technologien wie z.B. Tableau. Heißt das aber, dass das klassische Unternehmens-Reporting mit Microsoft Reporting Services oder ähnlichen Tools gar nicht mehr benötigt wird? Oder anders gefragt, ist das klassische Unternehmens-Reporting ein Auslaufmodell? Dieser dreiteilige Blog versucht in den nächsten Wochen, darauf eine Antwort zu finden. Alle Leser sind herzlich eingeladen, Ihre Meinungen, Erfahrungen oder Feedback über die Kommentarfunktion mitzuteilen.

Teil 1: Übersicht über die Berichtsarten

Um die Frage nach dem Sinn des Unternehmens-Reporting zu beantworten, ist es sinnvoll, zunächst die unterschiedlichen Berichtsformen im Management-Reporting zu betrachten (Beschreibungen gem. Andreas Taschner: Management Reporting-Erfolgsfaktor internes Berichtswesen, Verlag Springer-Gabler).

Standardberichte 

Standardberichte dienen dazu, den möglichst größten Teil des regelmäßigen anfallenden Informationsbedarfs der mit Führungsaufgaben befassten Personen in möglichst effizienter Weise abzudecken. Sie stellen somit das Rückgrat jedes Reportings dar. Wie der Name schon sagt, sind diese Berichte in mehrfacher Hinsicht standardisiert:

  • Berichtsinhalte
  • Berichtszeiträume
  • Berichtsdarstellung und -layout
  • Berichtsadressaten

Ein großer Vorteil der Standardberichte ist ihre Effizienz: Datenquellen müssen nicht neu gesucht werden, Datenextraktion und -transformation können automatisiert werden. Durch Templates werden eine raschere und einfachere Aktualisierung und eine einfachere Verarbeitung der Inhalte bei gleichbleibenden Empfängerkreis (Wiedererkennung der Berichtsformate und -inhalte) gewährleistet. Ein weiteres Merkmal ist die zyklische Bereitstellung (meist monatlich oder vierteljährlich) zu einem bestimmten Datum.

Standardberichte eignen sich besonders für die konzeptionelle und symbolische Nutzung in Entscheidungssituationen. Eine interaktive Nutzung ist denkbar, jedoch steht der diagnostische Nutzen im Vordergrund.

 

Bild 1: Beispiel Standardbericht mit Microsoft Reporting Services: Monatlicher Vertriebsbericht

Abweichungsberichte

Abweichungsberichte werden bei Erreichung einer vorab definierten Toleranzschwelle erstellt. Der Abweichungsbericht stellt somit den informatorischen Ausdruck eines „management by exception“ dar. Auch in diesen Berichten werden Standards verwendet. So wird vorab die Basis der Plan- und Ziel-Werte und der Grad der Toleranz-Überschreitung  und der Verteilerkreis definiert.

Um ihre Wirkung zu erhalten, dürfen diese Berichte nicht zu häufig, aber auch nicht zu selten ausgelöst werden. Die Sinnhaftigkeit des Berichts darf vom Empfänger nicht in Zweifel gezogen werden.

In erster Linie dienen Abweichungsberichte der instrumentellen Nutzung in konkreten Entscheidungssituationen. Der Bericht ist sowohl interaktiv als auch für die diagnostische Nutzung vorstellbar. Dies richtet sich nach der Definition der Berichtsgrößen und Toleranzwerte.

Bild 2: Beispiel Abweichungsbericht mit Microsoft Reporting Services: Wird ausgelöst, wenn ein bestimmter Schwellwert überschritten ist

Bedarfsberichte

Bedarfsberichte weisen den geringsten Standardisierungsgrad auf. Sie werden bei konkret geäußertem Informationsbedarf und nach Vorgabe des Berichtsadressaten erstellt. Der Bedarf dieser Berichte wird häufig durch Standard- oder Abweichungsberichte ausgelöst, beispielsweise um gezeigte Daten näher zu analysieren.

Bedarfsberichte sind selten planbar und werden in der Regel kurzfristig angefordert. Sie erfordern hohe Ressourcenintensität in der Erstellung, jedoch ist der Deckungsgrad zwischen Informationsangebot und subjektiven Informationsbedarf sehr hoch.

Bild 3: Beispiel Bedarfsbericht mit Tableau

 

In Teil 2 gehen wir der Frage nach, welche Technologie nun für welche Berichtsform benötigt wird.