Arno Cebulla

Nachdem wir in Teil 1 und Teil 2 die theoretischen Aspekte der Standards betrachtet haben, geht es in diesem Teil um die praktische Umsetzung in einen Style Guide.

Grundsätzliches

Der Style Guide dient als Richtlinie für Berichte, die im Rahmen der Unternehmenskommunikation erstellt werden. Hierbei empfiehlt es sich, diesen Guide als eigenständige Vorgabe zu implementieren. Bereits vorhandene Instrumente wie Corporate Designs dienen der Außendarstellung des Unternehmens. In der Unternehmenskommunikation geht es aber darum, schnell zu informieren und Entscheidungen zu unterstützen. Daher macht es zum Beispiel wenig Sinn, dass ein Ersteller eines internen Berichts sich mit der richtigen Platzierung des Firmenlogos auf seinem Dokument beschäftigt. Zumal davon auszugehen ist, dass der Empfänger weiß, in welchem Unternehmen sowohl Ersteller als auch Empfänger arbeiten. Das Logo hat außerdem keine Relevanz für die Aussage des Berichts und nimmt unter Umständen wertvollen Platz für relevantere Elemente ein.

Bei der Vorgabe von Farben sollte man sich ebenfalls von vorhandenen Vorgaben für die Außendarstellung lösen. Denn gerade mit Farbe kann man sehr gut Aussagen verstärken. So erklärt sich zum Beispiel von selbst, dass positive Zahlen in Grün und negative Zahlen in roter Farbe dargestellt werden. Sieht das Corporate Design aufgrund der Logofarbe nun aber nur Grün- oder Rottöne vor, ist dieses logische Konzept der Zahlendarstellung nicht mehr durchführbar.

Blog Teil 3 - Farbkonzept

Abb. 1

Die Farbe Blau hat ebenfalls eine herausragende Bedeutung. Mit ihr wird das sogenannte Highlighting vorgenommen. Darin wird die Aussage des Berichtes verstärkt und der Blick des Empfängers auf den Focus der Aussage gelenkt:

 

Blog Teil 3 - Highlighting

Abb. 2

 Inhalt

Aus der Praxis empfiehlt es sich, den Style Guide in einen theoretischen und einen praktischen Teil zu gliedern.

Im theoretischen Teil wird neben der Handhabung des Guides auch grundsätzlich erklärt, nach welchen Aspekten die Vorgaben erstellt wurden. Diese Beschreibungen dienen zum einen dazu, dass sowohl neue als auch Stamm-Mitarbeiter sich jederzeit in die Thematik einlesen können. Zum anderen hilft es dabei, die Gültigkeit des Style Gudes zu überprüfen und ggf. anzupassen. Mehr dazu etwas später in diesem Teil.

Blog Teil 3 - Style Guide Theorie

Abb. 3

Im praktischen Teil werden die Berichtselemente Chart, Tabelle und Text und deren Verwendung beschrieben. Die Vorgaben orientieren sich an den ibcs®-Notationsregeln. Bei der Auswahl ist besonders darauf zu achten, dass diese Regeln mit den vorhandenen technischen Möglichkeiten umsetzbar sind. Hiervon hängt auch ab, wie detailliert die Elemente vorgegeben werden. Dies kann bis zu Millimeterangaben von Linien und Abständen führen.

Blog Teil 3 - Style Guide Praxis

Abb. 4

Da sich das Dokument mit Visualisierung beschäftigt, können die Regeln natürlich anschaulich vermittelt werden.

Das Ergebnis

Am Ende steht ein ausführlicher Style Guide, der auf Basis der ibcs-Notationsregeln eine schnelle Unternehmenskommunikation erreichen soll.

Wichtig ist, dass das die Inhalte sowohl von Erstellern als auch den Empfängern akzeptiert wird. Um dieses zu erreichen, sollten im Vorfeld der Erstellung die Anforderungen beider Parteien eruiert werden. Auch im Erstellungsprozess werden diese Mitarbeiter einbezogen. In der Praxis hat sich hier die Bildung eines „Style Guide“-Gremiums als gute Möglichkeit erwiesen. Dieses Gremium beschließt die Einträge in den Style Guide. Auch nach Fertigstellung kommt diese Gruppe ein- bis zweimal im Jahr zusammen und überprüft die Aktualität des Guides und beschließt eventuelle Neueintragungen oder Änderungen. Damit bleibt der Style Guide immer auf dem aktuellen Stand.

Natürlich ist die Erstellung des Style Guides zunächst mit einiger Arbeit verbunden. Dafür erleichtert dieses Dokument aber den Arbeitsalltag sowohl der Ersteller als auch der Empfänger der Berichte enorm.

Die ORAYLIS GmbH unterstützt Sie bei der Erstellung dieses Dokuments.  In enger Anlehnung an diese Grundsätze erstellen wir mit Ihnen einen Style Guide für Ihr Unternehmen, der Vorlagen für alle relevanten Anforderungsfälle enthält und diese beschreibt. Mit dieser Unterstützung können Sie selbst komplexe Informationen schnell und einfach in Charts und Tabellen fassen, die für jeden Betrachter leicht nachvollziehbar sind und an die man sich auch langfristig erinnert.

In Teil 4 dieses Blog-Beitrages geht es dann um die konkrete Umsetzung eines Berichts und die Frage, wie man vorhandene Berichte analysiert und diese dann gemäß Notationsregeln umsetzt.