Michael Althaus

Im Rahmen von Consulting Projekten stehen Projektleiter immer wieder vor der Frage, wie lange das zur Verfügung stehende Budget für die eingesetzten Ressourcen reicht. Der Projektplan zeigt den notwendigen Zeitrahmen an, den es regelmäßig zu verifizieren gilt, damit bei sich abzuzeichnenden Abweichungen möglichst früh gegengesteuert werden kann.

Um Fragestellungen zum zukünftigen Budgetverbrauch zu behandeln, werden oftmals Ansätze mit Hochrechnungen aus den Stundenerfassungen der vergangenen Wochen gepaart mit den Erfahrungswerten des Projektleiters genutzt. Aber je weiter der Ausblick in die Zukunft erfolgt, desto größer wird die damit verbundene Unsicherheit.

Mit dem Einsatz von BI Lösungen lässt sich diese Unsicherheit weiter eingrenzen, in dem relevante Datenquellen miteinander verknüpft werden und daraus eine nachvollziehbare Ableitung erfolgt. Und nicht nur das, mit den geeigneten Daten können Verteilungen auf einzelne Iterationen / Releases / Phasen berücksichtigt werden. Der Budgetforecast wird genauer und anhand von nachvollziehbaren Kalkulationsansätzen transparenter.

Für eine umfangreiche Auswertung sind 2-3 Datenquellen maßgeblich:

1. Anwesenheitsplanung der im Projekt involvierten Mitarbeiter

2. Bislang Geleistete Stunden

3. Aufteilung der geleisteten Stunden nach Iterationen / Releases / Phasen

Wenn diese Daten aus verschiedenen Quellen in ein gemeinsames Modell geladen werden und ein Cube darauf aufgesetzt wird, hat der Projektleiter umfangreiche Möglichkeiten neben den angefallenen Stunden auch den zukünftigen Verbrauch genauer zu analysieren.

Bei ORAYLIS wird dieses Verfahren eingesetzt. Dabei werden Zeiterfassungen, die über ein Tool wie Jira erfasst werden und in einer abfragbaren Datenquelle zur Verfügung stehen mit Anwesenheitsplandaten verknüpft, die im Verlauf des Projektes entsprechend erfasst und gepflegt werden. Über Microsoft Power Query werden diese Daten in einem neuen Modell kombiniert und mittels Power Pivot abgefragt.

Im Detail bedeutet dass, dass die in Jira erfassten Stundenzeiten Kunden und Aufträgen zugewiesen und in einem Cube zusammen mit den daraus resultierenden Kosten abfragbar zur Verfügung gestellt werden. Damit sind die Ist-Aufwände in Form von Tagen und verbrauchtem Budget für das jeweilige Projekt bekannt.

In einer Excel basierten Anwesenheitsliste werden für alle im Projekt involvierten Mitarbeiter die Verfügbarkeiten pro Tag mit einer Granularität von einem halben Tag erfasst. Diese Planung wird für den kompletten Projektzeitraum aufgesetzt und regelmäßig aktualisiert. Dadurch steht die zukünftige Personalplanung noch losgelöst von konkreten Phasen / Iterationen etc. für die Kombination mit den Ist-Daten bereit.

Diese beiden Hauptdatenquellen werden über Power Query kombiniert, wobei die Anwesenheitsplanung über geeignete Masterdaten auch in Budgetwerte konvertiert wird. Weitere Masterdaten definieren den Kunden, Aufträge, Iterationen etc. und stellen so Möglichkeiten für die Auswertung der Daten nach bestimmten Kriterien zur Verfügung.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass die Auswertung auf Wochenebene eine gute Grundlage für die Analyse der geleisteten aber auch der geplanten Arbeit gibt. Abweichungen der Ist-Aufwände zu den Planwerten werden sichtbar ebenso wie die Woche, in der das geplante Budget verbraucht sein wird. Zudem ist eine Auswertung auf Rollenebene der eingesetzten Ressourcen für die Budgetkontrolle hilfreicher als auf Basis des einzelnen Mitarbeiters.

Natürlich hat auch diese Auswertung noch einen gewissen Unsicherheitsfaktor wie z. B. ungeplanten Urlaub, unplanmäßige Ausfälle von im Projekt eingesetzten Mitarbeitern, Überstunden, … aber dieser ist deutlich geringer als eine Planung basierend auf Erfahrungswerten des Projektleiters. Zudem können steuernde Maßnahmen jederzeit bzgl. ihres Effekts in der Planung berücksichtigt werden. Die Werte sind jederzeit nachvollziehbar und begründbar.